Rapprochement des pièces
La transaction et sa facture rapprochées automatiquement, avec un signalement quand aucune correspondance n’est trouvée. Ce qui est douteux remonte ; ce qui est évident passe.
Métier
Cabinets d’expertise comptable
Un portefeuille de dossiers, des échéances qui tombent toutes en même temps, et du temps d’expert passé à rassembler des pièces.
Un cabinet ne manque pas de compétence, il manque de temps d’expert. Une part importante de la journée d’un collaborateur ne va pas au raisonnement comptable : elle va à retrouver une facture, relancer un client pour une pièce, vérifier qu’un rapprochement tombe juste.
Ce travail est répétitif, régulier et vérifiable, trois caractéristiques qui le rendent automatisable. Ce qui ne l’est pas, c’est l’arbitrage : quelle position retenir, quel risque signaler, quoi dire au client. Cette frontière est nette, et c’est elle qui guide ce que nous construisons.
Reste une condition, et elle prime sur tout le reste. Vous êtes tenus au secret professionnel. Un système qui expédie les dossiers de vos clients vers un service que vous ne maîtrisez pas ne passera jamais le premier séminaire d’associés, quelle que soit sa performance.
Ce qui coince aujourd’hui
- La justification des transactions se fait pièce par pièce, en cherchant la facture correspondante à la main.
- La surveillance de la trésorerie des dossiers dépend de qui a le temps de l’ouvrir.
- La veille fiscale repose sur une ou deux personnes, et s’arrête quand elles sont absentes.
- Les devis et lettres de mission partent plusieurs jours après le rendez-vous, alors que la réactivité fait gagner l’affaire.
- Les prévisionnels et évaluations repartent d’une méthode différente selon qui les produit.
- Les associés posent la même question à chaque comité : où vont les données, et qui y a accès.
Les capacités que l’on peut construire
Surveillance du portefeuille
Un état de trésorerie sur tous les dossiers, avec des seuils que vous fixez. Vous voyez les situations tendues sans avoir à ouvrir chaque dossier.
Veille sourcée
Les évolutions qui concernent vos régimes et vos clients, avec le texte de référence cité. BOFIP, Légifrance, doctrine : le système lit ces sources, il ne répond pas de mémoire.
Production des livrables
Devis, lettres de mission, prévisionnels et évaluations produits selon vos modèles et votre charte, à partir de ce qui s’est dit en rendez-vous.
Questions fréquentes
Où vont les données de nos clients ?
C’est la première question à trancher, et elle détermine toute l’architecture. Nous construisons des systèmes qui s’exécutent sur vos machines : les scripts tournent en local, la connexion se fait directement entre votre poste et votre outil comptable.
Concrètement, cela veut dire qu’aucun serveur intermédiaire ne détient vos dossiers, et qu’il n’y a pas de prestataire supplémentaire à faire entrer dans votre registre de traitements.
Quand des pièces doivent malgré tout être traitées, elles peuvent être anonymisées avant. Nous cadrons ce point avant de construire, jamais après.
Faut-il changer d’outil comptable ?
Non. Nous nous branchons sur celui que vous utilisez, par son interface de programmation. Vos collaborateurs continuent de travailler dans l’outil qu’ils connaissent.
Un projet qui commence par un changement d’outil demande deux fois plus d’adoption pour la même valeur.
Nos collaborateurs auront-ils accès à tout ?
Non, et c’est une question de configuration, pas de confiance. Les règles d’accès se déclarent : certains dossiers restent réservés aux associés, d’autres sont ouverts à l’équipe qui les traite.
Nous mettons ces garde-fous en place au moment de la construction, pas quand le problème se pose.
Parlons de votre fonction
Un premier échange pour situer ce qui est réalisable chez vous, et dans quel ordre.