Recensement des sources
Nous établissons où vit réellement l’information de chaque dossier. L’écart avec l’organisation supposée est souvent la découverte la plus utile de cette étape.
Cas d’usage
Retrouver tout ce qui concerne un client au même endroit
Une fiche par client rassemblant données comptables, échanges et documents, tenue à jour automatiquement.
La situation de départ
Les informations d’un dossier existent, mais éparpillées : les chiffres dans l’outil comptable, les documents dans l’arborescence, les échanges dans la messagerie, les décisions dans la tête de celui qui suit le dossier.
Cette dispersion coûte à chaque sollicitation. Répondre à une question simple suppose d’ouvrir trois endroits et de reconstituer un contexte que quelqu’un possédait déjà.
Elle coûte davantage encore quand la personne qui suivait le dossier s’absente ou part. Le cabinet perd alors une connaissance qu’il croyait détenir.
Ce que nous construisons
Une fiche par dossier
La liste des clients est reprise depuis votre outil comptable, et une fiche est créée pour chacun. Elle vit sur votre machine, en fichiers lisibles sans outil particulier.
Alimentation automatique
Chiffres, documents et échanges viennent s’y rattacher au fil de l’eau. Une fiche que quelqu’un doit tenir à jour à la main n’est jamais à jour.
Interrogation en langage courant
Vous posez la question, le système répond depuis la fiche du dossier concerné. C’est ce contexte qui rend les autres capacités pertinentes plutôt que génériques.
Les capacités obtenues
- Le contexte d’un dossier disponible sans ouvrir trois applications.
- Une connaissance qui reste au cabinet quand la personne qui suivait le dossier s’absente.
- Des réponses appuyées sur le dossier réel et non sur une formulation générale.
- Un socle réutilisable par toutes les autres capacités que vous construirez ensuite.
Briques mobilisées
- Liste des dossiers reprise depuis votre outil comptable
- Fiches en fichiers texte, lisibles sans outil propriétaire
- Rattachement automatique des documents et des échanges
- Interrogation en langage courant
Ce qu’il faut réunir de votre côté
- Un accès en lecture à votre outil comptable pour la liste des dossiers.
- Une arborescence documentaire, même imparfaite, accessible depuis votre poste.
- Une décision sur les dossiers réservés aux associés, à traduire en règles d’accès.
Questions fréquentes
Nos collaborateurs verront-ils tous les dossiers ?
Seulement ceux que vous décidez. Les règles d’accès se déclarent : certains dossiers restent réservés aux associés, d’autres sont ouverts à l’équipe qui les traite.
Ces garde-fous se posent à la construction. Les ajouter après coup suppose de reprendre la structure.
Faut-il ranger nos dossiers avant de commencer ?
Non. Un rangement préalable est le meilleur moyen de ne jamais commencer. Le système compose avec l’arborescence existante, telle qu’elle est.
Le classement s’améliore ensuite, si vous le souhaitez, mais ce n’est pas un prérequis.
Ce cas ressemble au vôtre ?
Chaque contexte diffère. Un échange suffit à dire si la démarche tient chez vous.