Inventaire des sources de pièces
Nous établissons où les factures arrivent réellement : espace client, dépôt, courrier électronique. Cette étape révèle souvent des circuits parallèles que personne n’avait formalisés.
Cas d’usage
Rapprocher chaque transaction de sa facture sans la chercher
Le rapprochement entre une écriture bancaire et sa pièce, fait automatiquement, avec signalement de ce qui reste sans correspondance.
La situation de départ
Une transaction tombe sur le compte. Quelqu’un doit retrouver la facture qui lui correspond, vérifier que le montant tombe juste, et rattacher la pièce. Multiplié par le volume d’un dossier actif, cela occupe des journées entières.
Le travail n’est pas difficile, il est fastidieux. Et c’est justement pour cette raison qu’il se dégrade. Un humain qui enchaîne trois cents rapprochements finit par valider par habitude ; une machine ne se lasse pas.
Les pièces existent pourtant. Elles sont simplement dispersées entre l’espace de dépôt du client, des courriels, et des relances qui n’ont pas abouti.
Ce que nous construisons
Règles de rapprochement
Montant, date, tiers, libellé : nous formalisons les critères que vos collaborateurs appliquent déjà, y compris les tolérances qu’ils s’accordent sans les avoir écrites.
Rapprochement et scellement
Les correspondances évidentes sont traitées et la pièce rattachée dans votre outil comptable. Le système agit, il ne se contente pas de suggérer.
File d’exceptions
Ce qui ne correspond à rien, ou correspond à plusieurs choses, part dans une file hiérarchisée par montant. C’est là que va désormais le temps humain.
Les capacités obtenues
- Les rapprochements évidents traités sans intervention, sur l’ensemble du flux et non par sondage.
- Une file d’exceptions hiérarchisée par enjeu, plutôt qu’une pile indifférenciée.
- Les pièces manquantes identifiées tôt, ce qui rend les relances utiles au lieu d’être tardives.
- Un travail répétitif retiré d’une charge humaine où il se dégradait.
Briques mobilisées
- Connexion à votre outil comptable par son interface de programmation, en lecture et en écriture
- Règles de rapprochement formalisées depuis vos pratiques
- Traitement des pièces déposées, quel qu’en soit le canal
- File d’exceptions intégrée à votre flux de travail
Ce qu’il faut réunir de votre côté
- Un accès à votre outil comptable autorisant l’écriture, pour que le rattachement soit effectif.
- La liste des canaux par lesquels les pièces vous parviennent réellement.
- Une tolérance d’écart validée par un associé, pour borner ce qui passe sans revue.
Questions fréquentes
Le système peut-il rattacher une mauvaise pièce ?
C’est le risque à cadrer, et il se traite par le seuil : plus la correspondance est stricte, moins il y a d’erreurs et plus il y a d’exceptions à traiter à la main. Ce curseur est le vôtre, pas le nôtre.
Chaque rattachement automatique reste tracé et réversible. En cas de doute sur une période, elle se relit.
Faut-il accéder à la boîte mail de nos clients ?
Non, et beaucoup de cabinets ne le peuvent pas. Quand les pièces transitent par un espace de dépôt, le système travaille depuis cet espace.
L’accès à une boîte de réception n’est envisagé que lorsque le client le demande et l’autorise explicitement.
Ce cas ressemble au vôtre ?
Chaque contexte diffère. Un échange suffit à dire si la démarche tient chez vous.