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Comptabilité des sociétés de services et professions libérales : ce qui s’automatise
Conseil, ingénierie, avocats, architectes, cabinets : vous vendez du temps. La comptabilité des sociétés de services et des professions libérales tourne donc autour de quatre tâches : facturer ce temps, refacturer les frais, encaisser et relancer. Voici ce que Claude, branché sur votre logiciel comptable, en fait à votre place.
Ce qui rend la comptabilité d’une société de services pénible
- Les temps passés à facturer. Les relevés de temps doivent devenir des factures, par client et par mission, au taux de chaque intervenant. Ce qui n’est pas saisi à temps n’est souvent jamais facturé.
- Les notes de frais. Un justificatif par dépense, la TVA à récupérer quand elle est récupérable, et des tickets qui arrivent en fin de mois, en photo, ou pas du tout.
- Les débours et les frais refacturés. Une dépense payée au nom et pour le compte du client est un débours, sans TVA. Un frais refacturé, lui, en porte. La distinction se fait facture par facture.
- Les encaissements et les relances. Acomptes, règlements partiels, virements sans référence : le lettrage prend du temps. Et la TVA sur les prestations de services est due à l’encaissement, sauf option pour les débits : le lettrage doit être à jour avant chaque déclaration.
- Les lettres de mission. Une lettre de mission ou une convention d’honoraires par client, à envoyer vite et à garder cohérente avec ce qui est facturé.
- Les professions libérales en BNC. Une comptabilité de recettes et de dépenses, tenue à l’encaissement, qui finit dans la déclaration 2035.
Ce que nous automatisons
Claude travaille dans le logiciel comptable que vous avez déjà (Pennylane, Sage, EBP, Tiime, MyUnisoft ou un autre) : par l’API quand elle existe, par le navigateur sinon. Les règles sont écrites avant, et chaque action peut passer par votre validation.
Envoyer la lettre de mission le jour du rendez-vous
Ce qui s’est dit en rendez-vous devient un devis et une lettre de mission selon vos modèles, prêts à relire et à envoyer.
Lettre de mission automatiquePréparer les réponses aux mails clients
Une routine relève la messagerie et prépare un brouillon par client. Chez Axiome Associés, c’est toutes les 30 minutes en heures de bureau, et rien ne part sans l’expert-comptable.
Brouillons de réponses aux mails clientsRefacturer à partir des factures reçues
Chez Roads Expertise Comptable, Claude a préparé la refacturation mensuelle des paies à partir des factures de deux prestataires et de notes manuscrites, dans un tableur contrôlé avant saisie.
IA en cabinet comptable, le cas completJustifier les notes de frais
Chaque dépense par carte est rattachée à son justificatif, retrouvé dans la messagerie. Les dépenses sans pièce sortent dans une liste.
Justification des transactionsLettrer les règlements, préparer les relances
Les virements reçus sont rapprochés des factures ouvertes, acomptes compris. Pour les retards, un brouillon de relance vous attend.
Automatisation de la saisie comptableTenir une fiche par client
Mission, interlocuteurs, conditions de facturation, historique des échanges : tout au même endroit, lu par Claude avant chaque tâche.
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Questions fréquentes
Nos temps sont saisis dans un outil sans API. Comment faire ?
Claude peut partir d’un export de l’outil, ou l’utiliser par le navigateur grâce à l’extension Chrome, comme le ferait un collaborateur. C’est plus lent qu’une API, et cela se surveille.
Débours ou frais refacturé : Claude fait-il la différence ?
Il applique la règle que vous avez écrite, par exemple : une dépense payée au nom et pour le compte du client, avec la pièce à son nom, est un débours. Un cas douteux vous est signalé, il n’est pas tranché à votre place.
Les relances partent-elles toutes seules ?
Non, sauf si vous le décidez. Par défaut, Claude prépare un brouillon dans votre messagerie et c’est vous qui l’envoyez. C’est la règle chez Axiome Associés : rien ne part sans l’expert-comptable.
Les règles et le code nous appartiennent-ils ?
Oui. Les règles sont écrites dans un fichier chez vous, et le code livré vous appartient. Il s’exécute sur vos machines ou votre serveur.
Commençons par vos temps ou vos relances
Trente minutes pour regarder votre logiciel comptable, votre messagerie et ce qui s’automatise chez vous.