Distribution et commerce
Comptabilité commerce et distribution : des encaissements aux stocks, ce qui s’automatise
Plusieurs magasins, des caisses qui remontent chaque soir, des remises carte bancaire nettes de commissions, des ventes sur marketplace et un stock à valoriser. Voici ce qui pèse dans la comptabilité d’un commerce ou d’une entreprise de distribution, et ce que Claude, branché sur votre logiciel comptable, fait à votre place.
Ce qui rend la comptabilité d’un commerce pénible
- Une caisse par magasin. Chaque soir, le ticket Z donne les ventes par taux de TVA et par moyen de paiement. Il faut l’intégrer magasin par magasin, puis retrouver chaque encaissement en banque.
- Les remises carte bancaire n’arrivent pas comme les ventes. Elles sont groupées, décalées d’un ou plusieurs jours, et selon le contrat les commissions sont déduites de chaque remise ou prélevées en fin de mois.
- Les marketplaces versent un solde. Amazon, Cdiscount ou ManoMano virent un montant après commissions, frais et remboursements clients : seul leur relevé de règlement permet de le décomposer.
- Les factures fournisseurs tombent rarement juste. Avoirs, remises de fin d’année, frais de port, livraisons partielles : chaque facture se rapproche de la commande et du bon de livraison avant paiement.
- Le stock se compte, se valorise et se déprécie. Inventaire à rapprocher du stock du logiciel de gestion, écriture de variation de stock, dépréciation des références qui ne tournent plus.
- La vente à distance en Europe a sa déclaration. Au-delà du seuil européen, la TVA des ventes aux particuliers des autres pays de l’Union se déclare au guichet unique (OSS), pays par pays.
Ce que nous automatisons
Claude travaille dans le logiciel comptable que vous avez déjà (Pennylane, Sage, EBP, Tiime, MyUnisoft ou un autre) : par l’API quand elle existe, par le navigateur sinon. Les règles sont écrites avant, et chaque action peut passer par votre validation.
Rapprocher les remises carte des ventes
Chaque remise bancaire est rapprochée des tickets Z des journées concernées, commission comprise. Les écarts sont listés par magasin et par jour.
Rapprochement bancaire automatiqueIntégrer les remontées de caisse
Les tickets Z de chaque magasin deviennent des écritures de ventes par taux de TVA et par moyen de paiement, dans un tableur que vous validez avant saisie.
Automatisation de la saisie comptableJustifier les virements des marketplaces
Chaque virement est rattaché au relevé de règlement de la plateforme, décomposé en ventes, commissions et remboursements.
Justification des transactionsTraiter les factures fournisseurs
Lues dès la boîte mail, comparées à la commande et au bon de livraison, puis saisies. Un écart de prix ou de quantité vous est signalé avant paiement.
Traitement automatique des factures fournisseursPréparer la variation de stock
À partir de l’export d’inventaire, Claude calcule la variation, liste les références sans mouvement et prépare l’écriture de clôture.
Automatiser la clôture comptable mensuelleComparer les magasins entre eux
Les comptes de chaque magasin ramenés à une base commune, pour qu’un écart de marge soit un écart d’exploitation et non d’imputation.
Consolidation multi-établissementsCe que Claude ne décide pas
Le taux de dépréciation d’un stock, l’imputation d’une opération inhabituelle ou une position de TVA restent vos décisions. Claude prépare les chiffres, les trace et vous signale ce qui sort de la règle que vous avez écrite.
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Questions fréquentes
Notre logiciel de caisse n’a pas d’API. Que faire ?
Si la caisse exporte ses tickets Z en fichier, Claude part de cet export. Sinon, l’extension Chrome lui permet de consulter le logiciel comme le ferait un collaborateur. C’est plus lent qu’une API, et cela se surveille.
Nos ventes Amazon arrivent en un seul virement. Comment le justifier ?
Avec le relevé de règlement de la plateforme. Claude le lit, sépare ventes, commissions, frais et remboursements, et rattache le virement à ce relevé. L’écriture passe par un tableur intermédiaire que vous validez avant saisie.
Claude peut-il fixer la dépréciation de notre stock ?
Non, il la prépare. Il liste les références sans mouvement depuis la durée que vous fixez et applique la règle de dépréciation que vous avez écrite. Le taux retenu reste votre décision, ou celle de votre expert-comptable.
Faut-il changer de logiciel comptable ?
Non. Claude travaille dans celui que vous avez : Pennylane, Sage, EBP, Tiime, MyUnisoft ou un autre. Nous ne vendons aucun logiciel et ne remplaçons pas le vôtre.
Commençons par un magasin
Trente minutes pour regarder votre logiciel comptable, vos relevés et ce qui s’automatise chez vous.