Les règles écrites
Vos critères de rapprochement formalisés, y compris les tolérances que vos équipes s’accordent sans les avoir écrites. Cette étape révèle souvent des divergences entre collaborateurs.
Solution
Le travail répétitif, fait sans vous
Rapprochements, collecte de pièces, ressaisies : ce qui ne demande aucun jugement n’a pas besoin de vous.
Une partie du travail comptable et financier ne demande aucun jugement. Rapprocher une écriture et sa facture, relancer une pièce manquante, reporter une donnée d’un outil vers un autre : les règles sont connues, elles s’appliquent toujours pareil.
Ce travail a une particularité qui le rend coûteux : il se dégrade avec le volume. Un humain qui enchaîne trois cents rapprochements finit par valider par habitude. Une machine ne se lasse pas.
Ce n’est pas le remplacer qui compte, c’est le retirer d’une charge humaine où il produisait des erreurs sans que personne ne le voie.
Les signaux qui indiquent que c’est la bonne porte d’entrée
- Vos collaborateurs passent leurs lundis à rapprocher des pièces.
- Les mêmes données sont ressaisies d’un outil dans un autre.
- La période déclarative concentre un travail de collecte qui aurait pu être étalé.
- Les contrôles se font par sondage parce qu’il n’y a pas le temps de tout regarder.
Ce que nous produisons
Le traitement automatique
Ce qui est évident est traité et écrit dans votre outil. Le système agit, il ne se contente pas de suggérer. Sinon il ajoute une validation au lieu d’en retirer une.
La file d’exceptions
Ce qui ne rentre pas dans les règles part dans une file hiérarchisée par enjeu. C’est là que va désormais le temps humain.
La trace
Chaque traitement automatique reste consigné et réversible. Une période peut être relue et défaite.
Le déroulé d’une mission
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Repérage du répétitif
Nous identifions les gestes qui reviennent, leur fréquence et leur durée. Ce qui est fréquent et court coûte souvent plus cher que ce qui est rare et long.
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Formalisation des règles
Les critères sont écrits avec vos équipes, y compris les cas particuliers qu’elles traitent d’instinct.
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Construction et réglage du seuil
Plus la règle est stricte, moins il y a d’erreurs et plus il y a d’exceptions. Ce curseur est le vôtre, et nous le réglons ensemble sur des données réelles.
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Bascule progressive
Le système tourne d’abord en parallèle du travail manuel, le temps de comparer. Personne ne bascule un traitement comptable sur la foi d’une démonstration.
Cas d’usage relevant de cette solution
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si le système se trompe ?
Chaque traitement automatique est tracé et réversible : une période douteuse se relit et se défait. C’est une exigence de conception, pas une option.
Le réglage du seuil est aussi un choix de risque : vous décidez du niveau de certitude requis pour qu’une opération passe sans revue.
Faut-il changer d’outil ?
Non. Nous nous branchons sur celui que vous utilisez, par son interface de programmation. Vos équipes continuent de travailler là où elles ont leurs repères.
Un projet qui commence par un changement d’outil demande deux fois plus d’adoption pour la même valeur.
Parlons de votre situation
Un premier échange, sans engagement, pour savoir si cette porte d’entrée est la bonne chez vous.