Collecte unifiée
Les factures sont récupérées quel que soit leur point d’arrivée — messagerie dédiée, portail fournisseur, dépôt de fichiers — et centralisées automatiquement.
Cas d’usage
Fiabiliser le traitement des factures fournisseurs
Lecture automatique des factures entrantes, rapprochement avec les commandes et les réceptions, et remontée des seuls écarts.
La situation de départ
Les factures arrivent par plusieurs canaux, dans autant de formats qu’il y a de fournisseurs. Quelqu’un les récupère, les classe, saisit les données, cherche le bon de commande correspondant, vérifie que les quantités et les prix concordent, puis relance en cas d’écart.
Le travail n’est pas difficile, il est long et il se répète. Et comme il se répète, l’attention baisse : les écarts les plus discrets sont ceux qui passent le plus souvent.
Ce que nous construisons
Lecture indifférente au format
Le système identifie l’émetteur, les lignes, les montants, la TVA et les références, sans qu’il soit nécessaire de paramétrer un gabarit par fournisseur.
Rapprochement à trois niveaux
Chaque facture est confrontée à la commande et à la réception. Les écarts de quantité, de prix ou de conditions sont qualifiés et hiérarchisés.
Remontée sélective
Ce qui concorde poursuit son parcours. Ce qui présente un écart est remonté à la bonne personne, avec les éléments du dossier et la nature exacte du problème.
Les capacités obtenues
- Traiter le flux entrant en continu plutôt que par lots en fin de période.
- Concentrer l’attention humaine sur les seuls dossiers qui posent question.
- Détecter les écarts de facturation qui passaient auparavant inaperçus.
- Disposer d’une visibilité en temps réel sur l’engagement en cours.
Briques mobilisées
- Workflow de collecte multi-canal
- Lecture documentaire sans gabarit par fournisseur
- Règles de rapprochement et seuils de tolérance paramétrés avec vous
- Connexion à votre outil comptable et à votre gestion des achats
Ce qu’il faut réunir de votre côté
- Un accès aux commandes et aux réceptions sous forme exploitable.
- Des seuils de tolérance définis, ou la volonté de les définir.
- Un circuit de validation identifié pour les écarts.
Ce cas ressemble au vôtre ?
Chaque contexte diffère. Un échange suffit à dire si la démarche tient chez vous.