Inventaire des sources
Nous identifions les documents qui font autorité et, tout aussi important, ceux qui sont obsolètes et ne doivent pas être mobilisés.
Cas d’usage
Un onboarding qui répond aux questions à votre place
Un accompagnement disponible en continu pour les nouveaux arrivants, qui répond avec l’information à jour et cite ses sources.
La situation de départ
Les premières semaines sont faites de questions élémentaires : où se trouve tel document, qui valide quoi, comment fonctionne telle procédure. Les poser suppose d’interrompre quelqu’un, ce que peu de nouveaux arrivants osent faire plus de quelques fois.
L’information existe pourtant, dispersée entre un intranet, des dossiers partagés, des courriels et la mémoire de l’équipe.
Ce que nous construisons
Base de connaissances
Les sources retenues sont structurées pour être réellement exploitables, avec une date de mise à jour et un responsable identifié.
Assistant d’intégration
Un point d’entrée qui répond aux questions courantes en citant sa source, et qui indique clairement quand il ne sait pas plutôt que d’inventer.
Boucle d’amélioration
Les questions restées sans réponse sont remontées : elles signalent précisément ce qui manque dans votre documentation.
Les capacités obtenues
- Permettre à un nouvel arrivant d’obtenir une réponse sans solliciter l’équipe.
- Garantir une information identique pour tous, quelle que soit la personne interrogée.
- Identifier les zones d’ombre de la documentation interne.
- Réduire la charge d’accompagnement pesant sur les managers.
Briques mobilisées
- Base de connaissances interne structurée et datée
- Assistant conversationnel avec citation systématique des sources
- Détection des questions sans réponse
- Circuit de mise à jour documentaire
Ce qu’il faut réunir de votre côté
- Un accès aux documents internes de référence.
- Un responsable identifié pour arbitrer ce qui fait autorité.
- Une acceptation du principe : un document obsolète doit être retiré, pas conservé « au cas où ».
Ce cas ressemble au vôtre ?
Chaque contexte diffère. Un échange suffit à dire si la démarche tient chez vous.