Prévisionnel de trésorerie automatisé : ce que le script remplit chaque nuit

Le 13 semaines : une structure qui ne change jamais

Le prévisionnel glissant à 13 semaines couvre un trimestre, semaine par semaine. Les lignes ne bougent pas : solde d'ouverture, encaissements clients, autres encaissements, décaissements fournisseurs, salaires et charges sociales, TVA, impôt sur les sociétés, échéances d'emprunt, loyers, solde de clôture. Chaque semaine, la colonne S+1 devient S et une colonne S+13 apparaît.

Ce qui change d'une semaine à l'autre, ce ne sont pas les lignes, ce sont les valeurs. Elles viennent de trois endroits seulement : le logiciel comptable (les échéanciers), la banque (le solde et le réalisé), le calendrier fiscal et social (les dates connues à l'avance). Tout le reste, ce sont vos hypothèses.

C'est la clé de l'automatisation : une valeur qui se lit dans un fichier peut être remplie par un script ; une valeur qui dépend d'une décision reste à la main. Le travail consiste à trier, ligne par ligne.

L'échéancier clients et fournisseurs est déjà dans le logiciel

Chaque facture de vente saisie dans Pennylane, Sage, Cegid ou ACD porte une date d'échéance. Chaque facture d'achat aussi. La balance âgée clients et la balance âgée fournisseurs (ou l'échéancier, selon l'éditeur) existent déjà dans le logiciel. Vous les exportez sans doute déjà, en CSV ou en Excel, avant de les ressaisir.

Un script fait la même chose, sans la ressaisie. Il lit l'export (ou interroge le logiciel quand celui-ci le permet), prend chaque facture non lettrée, la classe dans la semaine de son échéance, et pose le total dans la bonne colonne. Les factures fournisseurs échues et non réglées tombent dans la semaine en cours ; celles à 30 ou 45 jours dans les semaines suivantes.

Deux détails comptent. Le premier : l'échéance contractuelle n'est pas la date d'encaissement réelle. Un client qui paie à 60 jours quand la facture dit 30 décale sa ligne d'un mois. Le script peut calculer, à partir des lettrages passés, le retard habituel de chaque client et décaler l'échéance d'autant. C'est une règle, pas une prophétie : vous pouvez la corriger.

Le second : une facture non saisie n'apparaît nulle part. Si la saisie des achats a trois semaines de retard, l'échéancier fournisseurs est faux de trois semaines. L'automatisation commence donc par une tenue à jour.

Les relevés bancaires, avec ou sans EBICS

Le solde d'ouverture et le réalisé de la semaine passée viennent de la banque. Avec un contrat EBICS, le relevé de compte arrive chaque matin au format CFONB 120 ou, selon la banque, au format camt.053, un fichier XML normalisé. Un script lit ces fichiers, en extrait le solde et les mouvements, et remplace le « prévu » de la semaine écoulée par le « réalisé ».

Sans EBICS, ce qui est le cas de beaucoup de PME, il reste deux voies. La première : le logiciel comptable est déjà relié à la banque (Pennylane, par exemple, synchronise les transactions bancaires) et le script lit les mouvements dans le logiciel. La seconde : un fichier CSV ou CFONB téléchargé depuis l'espace en ligne de la banque et déposé dans un dossier que le script surveille. Un geste humain, un seul, et plus rien à ressaisir.

Dans les deux cas, le script pointe ce qui était prévu contre ce qui est arrivé. Un client attendu en S1 et toujours absent en S2 est reporté, et signalé. Ce pointage fait la valeur du 13 semaines : le prévisionnel apprend de ses erreurs, semaine après semaine.

Les échéances fiscales et sociales se calculent à l'avance

Une partie des décaissements ne dépend d'aucune facture : le calendrier les fixe. La TVA au régime réel normal se déclare et se paie entre le 15 et le 24 du mois suivant. Les cotisations Urssaf se règlent à la date de la DSN : le 5 du mois suivant à partir de 50 salariés, le 15 en dessous. Les acomptes d'impôt sur les sociétés tombent les 15 mars, 15 juin, 15 septembre et 15 décembre. Les échéances d'emprunt suivent le tableau d'amortissement. Les loyers, le jour prévu au bail.

Ces dates se posent une fois pour toutes dans le script. Les montants, eux, se lisent : la TVA à payer se déduit de la déclaration du mois ou, plus tôt, des comptes 44571 et 44566 de la balance ; les cotisations, du journal de paie ou de la DSN du mois précédent ; les mensualités, du tableau d'amortissement enregistré. Le script place chaque montant dans la bonne semaine et le décale au jour ouvré suivant si l'échéance tombe un week-end.

Le point à vérifier : ces montants sont connus avec un mois d'avance, pas trois. Pour les semaines 6 à 13, le script reproduit le dernier montant connu et le marque comme estimé. C'est une convention à afficher, pas à cacher.

Ce qu'un script fait chaque nuit

Voici ce que fait le script chaque nuit, sur un serveur ou un poste de votre entreprise, sans que vos données sortent. Il lit l'échéancier clients et fournisseurs du logiciel comptable. Il lit le relevé bancaire du jour (EBICS, synchronisation du logiciel ou fichier déposé). Il calcule la TVA, les cotisations, les acomptes et les échéances d'emprunt aux dates connues. Il classe chaque montant dans sa semaine. Il remplace le prévu par le réalisé sur la semaine écoulée. Il écrit le résultat dans votre fichier Excel, dans les onglets que vous connaissez.

Il produit aussi une liste d'écarts : clients en retard sur leur habitude, factures fournisseurs échues non réglées, lignes estimées. C'est cette liste que vous ouvrez le lundi, pas le tableau entier.

Ce que le script ne fait pas : il ne décide rien. Il n'appelle pas le client, ne retarde pas un fournisseur, ne tire pas sur la ligne de crédit. Il ne devine pas une facture qui n'existe pas encore. Pour un cabinet ou une direction financière qui suit plusieurs sociétés, le même mécanisme se répète dossier par dossier : voir le cas d'usage [surveillance de trésorerie d'un portefeuille](/cas-usage/surveillance-tresorerie-portefeuille/).

Ce qui reste au DAF

Trois choses restent à la main. Les encaissements incertains : le devis signé non facturé, la subvention promise, le client en litige. Les décisions : payer ce fournisseur cette semaine ou la suivante, mobiliser l'affacturage, reporter l'investissement. Et les scénarios : que se passe-t-il si le gros client paie à 90 jours au lieu de 45 ?

Un bon script laisse ces lignes visibles, remplies de vos dernières hypothèses, sans jamais les écraser. Le tableau distingue alors trois couleurs : lu (logiciel ou banque), calculé (règle validée par vous), supposé (par vous). Quand le solde passe sous zéro en semaine 8, vous voyez si c'est un fait ou un pari.

Pour commencer chez vous : listez les lignes de votre 13 semaines et notez, pour chacune, d'où vient le chiffre. Les lignes « export du logiciel » et « calendrier » sont automatisables dès demain, avec un export planifié et quelques formules. Les lignes « je demande au commercial » ne le seront jamais, et c'est normal.

OSERIA construit ce genre de script, sur vos machines, à partir des exports de votre logiciel comptable et de vos relevés bancaires, sans rien remplacer de ce que vous utilisez déjà.

Pour aller plus loin sur ce site

• Cas d’usage : surveiller la trésorerie d’un portefeuille